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Código de Conduta

 

 

 

  

Índice

 

1. Apresentação 

1.1 - Objetivos do Código de Conduta 

1.2 - Abrangência das normas 

1.3 - Gestão do Código de Conduta 

 

2. Princípios do Código de Conduta

2.1 - Valores e princípios básicos de governança corporativa

2.2 – Princípios específicos do Código de Conduta

 

3. Normas do Código de Conduta

     3.1 – Normas Gerais

     3.2 – Normas específicas para o Conselho de Administração

     3.3 – Normas específicas para a Diretoria e Gestores 

     3.4 – Normas específicas para a Comissão de Conformidade

     3.5 – Normas específicas para o relacionamento com Terceiros

 

4. Programa de Conformidade (Compliance)

4.1  - Gestão do Código de Conduta

4.2  Composição da Comissão de Conformidade

4.3  Do Gestor de Conformidade

4.4  Do Procedimento de Apuração de Não Conformidade

4.5  Do Canal de Denúncias

4.6   - Prestação de Contas

4.7  Apoio Logístico

 

5. Adesão 

 

6. Penalidades

 

7. Versão

  

1.                Apresentação

 

O Grupo Casa do Adubo (doravante denominado apenas como “Grupo”) é composto pelas empresas Casa do Adubo S/A e Casal Comércio e Serviços Ltda. Tem como atividade comercial preponderante o comércio de insumos agropecuários, atuando no mercado nacional há mais de 80 anos.

 

Sua missão é vender produtos e soluções para o sucesso do agronegócio, tendo como principais valores: sustentabilidade, inovação, disciplina, ética e credibilidade.

 

No cumprimento da sua missão, o Grupo Casa do Adubo, entre várias iniciativas, divulga o presente Código de Conduta, que contém uma série de práticas derivadas dos valores e princípios que regem as suas atividades, contribuindo para materializar o legado de seus fundadores, mediante o fortalecimento de uma cultura ética.

 

1.1              - Objetivos do Código de Conduta

 

O objetivo do presente manual é elevar o nível de confiança, respeito e solidariedade nas relações internas e externas do Grupo Casa do Adubo, dando conhecimento, a todos aqueles que mantenham relações com o Grupo, das regras essenciais de conduta, cujo respeito se mostra imprescindível para a manutenção do relacionamento com o Grupo.

 

Pretende-se, assim, melhor administrar eventuais conflitos de interesse, uniformizar critérios de decisão e explicitar o comportamento esperado dos colaboradores e parceiros, especialmente sob a ótica dos princípios éticos da transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa no âmbito das atividades do próprio Grupo.

 

1.2              - Abrangência das normas

 

As disposições do Código de Conduta se aplicam: (a) aos Conselheiros; (b) aos Diretores; (c) aos funcionários; e (d) aos terceiros que desejem manter relações com o Grupo.

 

1.3              - Gestão do Código de Conduta

 

As tarefas de interpretação e aplicação das normas do Código são atribuídas à Comissão de Conformidade (C.CON) e ao Conselho de Administração. Caberá também à C.CON monitorar a tarefa de divulgação e disseminação do Código, bem como a realização da sua atualização periódica, submetida à aprovação do Conselho de Administração.

 

 

 

2. Princípios do Código de Conduta

 

O Código é inspirado por dois conjuntos de princípios de natureza ética: (a) Valores do Grupo e princípios básicos de governança corporativa, e (b) princípios específicos aplicáveis às atividades e situações cobertas pelo Código de Conduta.

 

2.1              - Valores do Grupo e princípios básicos de governança corporativa:

 

ü    Valores:

 

·                    Sustentabilidade (comprometimento em manter um desenvolvimento empresarial sustentável e ecologicamente correto, bem como socialmente justo);

·                    Inovação (assimilar e adotar as novas tecnologias, tanto na escolha do portfólio, quanto na administração, a fim de agregar valor ao relacionamento com os clientes);

·                    Disciplina (obediência ao conjunto de regras e normas estabelecidas pelo Grupo, agindo com responsabilidade e respeito às competências específicas atribuídas a cada pessoa);

·                    Ética (orientação dos atos pessoais segundo os valores do Grupo, agindo sempre de forma honesta);

·                    Credibilidade (compromisso com os clientes, parceiros, fornecedores, e demais partes interessadas em oferecer produtos de qualidade, confiáveis, a custo compatível com o mercado).

 

ü    Princípios básicos de governança corporativa:

 

·                    Transparência interna e externa nas relações corporativas (agir sempre de boa-fé, com integridade e cooperação, sem prejuízo do respeito à confidencialidade e à segurança das informações classificadas como sigilosas);

·                    Equidade (primar pelo respeito mútuo, pelo repúdio a qualquer forma de discriminação e pela valorização da meritocracia);

·                    Prestação de contas (informar de forma fidedigna e completa o que é relevante às partes interessadas, e aos órgãos internos e externos de controle);

·                    Responsabilidade corporativa (visar a viabilidade econômico financeira do Grupo, considerando o capital financeiro, intelectual, humano, social, ambiental e reputacional envolvidos nas suas atividades).

 

 

 

2.2              - Princípios específicos do Código de Conduta:

 

·                    Confiança (estabelecimento de relações estáveis e duradouras);

·                    Respeito (tratamento pessoal respeitoso e cordial a todas as partes interessadas, em todas as atividades ligadas direta ou indiretamente com o Grupo);

·                    Solidariedade (valorização do espírito de equipe, da cooperação e do consenso);

·                    Integridade (respeito irrestrito às leis, normas e regulamentos).

 

3. Normas do Código de Conduta

 

3.1               - Normas Gerais:

 

É esperado de todo funcionário, fornecedor, parceiro ou prestador de serviço, na medida do que for aplicável a cada atividade e relacionamento específicos, o respeito às seguintes normas:

 

i)                   Desenvolver as atividades com foco na proteção ambiental e na interferência mínima e responsável ao meio ambiente;

 

ii)                 Acompanhar o desenvolvimento de invenções tecnológicas e estudos relevantes na agricultura, para o oferecimento de produtos adequados e eficientes;

 

iii)               Assimilar as novas tecnologias e colaborar para a inserção das inovações propostas para a melhoria da eficiência nas atividades comerciais ou administrativas do Grupo;

 

iv)                Respeitar e zelar pela observância das leis vigentes no País, do presente Código de Ética, do Estatuto Social e demais normas internas do Grupo Casa do Adubo, previstas nos Regimentos e Políticas Setoriais da Empresa (relacionadas no Anexo I e divulgadas no sítio eletrônico);

 

v)                  Seguir rigorosamente os valores e princípios éticos destacados no presente Código, e observar as Políticas da Empresa, explicitando sua irrestrita adesão e concordância, cabendo-lhe certificar-se, por acesso a todos os meios de comunicação oficiais do Grupo, que tais diretrizes sejam de seu pleno conhecimento e integralmente respeitadas;

 

vi)                Concordar em submeter-se a diligências randômicas e periódicas, para verificação do alinhamento da conduta individual com o presente Código de Conduta;

 

vii)              Manter rigoroso sigilo a respeito de informações confidenciais, assim entendidas como informações técnicas, comerciais, financeiras ou outra informação do Grupo que (i) seja identificada como confidencial, ou (ii) gere valor ao Grupo Casa do Adubo, atual ou potencial, sob o ponto de vista estratégico, por não ser conhecida pelo público em geral, incluindo, mas não se limitando aos dados, métodos, técnicas, processos, planos financeiros e planejamento estratégico adotados ou produzidos pelo Grupo. Não as utilizar para nenhuma forma de benefício pessoal ou de terceiros, ou em prejuízo dos interesses do Grupo;

 

viii)            Não manifestar suas opiniões pessoais publicamente identificando-se como representante do Grupo, exceto se expressamente autorizado, nos limites da autorização;

 

ix)                Assegurar que os registros das operações reflitam de forma completa e precisa as transações da pessoa jurídica, sendo absolutamente vedada a adulteração de documentos;

 

x)                  Realizar de forma adequada, tempestiva e completa o lançamento de operações de crédito ou débito, na forma das Políticas aplicáveis, para permitir a total confiabilidade e a pronta disponibilização dos relatórios e demonstrações financeiras do Grupo;

 

xi)                Comunicar imediatamente ao superior, ao seu contato direto, ou à ouvidoria (via canal de denúncias) a ocorrência de qualquer equívoco, irregularidade ou infração detectada, para a pronta interrupção e a tempestiva remediação dos danos gerados;

 

xii)              Primar pela transmissão e compartilhamento de informações relevantes e de interesse do interlocutor de forma transparente, franca, constante, empática e simples, visando a melhor fluidez das comunicações, para que todos permaneçam alinhados e engajados no alcance dos mesmos propósitos;

 

xiii)            Ser prestativo no atendimento aos órgãos públicos de fiscalização ou internos de controle, fornecendo informações fidedignas dentro dos prazos solicitados. Em nenhuma hipótese, será admitido dificultar ou intervir na atividade de investigação ou fiscalização realizada pelos órgãos competentes, entidades ou agentes públicos legalmente habilitados;

 

xiv)            Abster-se de expressar opiniões pessoais sobre temas controversos, política, comportamento, religião e orientação sexual nas dependências do Grupo ou em qualquer ambiente, interno ou externo, no qual possa ser identificado como representante do Grupo;

 

xv)              Construir relações sociais que se pautem no respeito ao outro e na compreensão de que a diversidade é fundamental no ambiente corporativo, devendo adotar e incentivar a adoção de medidas para promovê-la;

 

xvi)            Valorizar a meritocracia, evitando o favorecimento por relacionamento pessoal ou empatia;

 

xvii)          Compactuar para o desenvolvimento de uma cultura de valorização do capital humano, mediante o reconhecimento de iniciativas positivas, a promoção da lealdade no ambiente corporativo, o incentivo ao trabalho em equipe e a cooperação;

 

xviii)        Comprometer-se em promover um ambiente de trabalho livre de qualquer tipo de assédio, discriminação, exploração, abuso ou violência;

 

xix)            Comunicar imediatamente ao Gestor de Conformidade (Compliance) caso venha a tomar conhecimento do uso de trabalho forçado ou compulsório por qualquer pessoa física ou jurídica que mantenha relacionamento comercial com o Grupo;

 

xx)              Zelar pela integridade dos bens físicos do Grupo que estejam sob seus cuidados;

 

xxi)            Proteger o patrimônio físico, intelectual e intangível (reputação) do Grupo, evitando seu envolvimento em práticas condenáveis e sujeitas à penalização por lei;

 

xxii)          Não utilizar os equipamentos e as ferramentas profissionais para fins pessoais, senão no limite das autorizações constantes nas Políticas aplicáveis;

 

xxiii)        Obedecer, de forma irrestrita, as normas de saúde e segurança no ambiente de trabalho, objetivando garantir a integridade física de todos os colaboradores, na forma da lei e da Política de Uso de EPI’s;

 

xxiv)         Comunicar imediatamente ao Gestor de Conformidade o recebimento de presentes, hospitalidades ou entretenimento, de qualquer parte interessada, concordando em submeter-se à Política de Recebimento ou Oferta de Presentes;

 

xxv)           Não realizar a oferta de presentes, hospitalidades ou entretenimento, para qualquer parte interessada, senão mediante autorização expressa, na forma da Política de Recebimento ou Oferta de Presentes;

 

xxvi)         Em nenhuma hipótese será tolerada a oferta, pagamento, promessa de pagamento ou autorização para pagamento de qualquer quantidade de dinheiro, presentes, benefícios, ou outra vantagem a qualquer funcionário público, ou quem o represente;

 

xxvii)       Rejeitar, em todas as relações comerciais do Grupo, toda forma de corrupção, desvio de interesses, utilização indevida de informações privilegiadas ou fraude- compreendida como qualquer ato de engano intencional, manipulação de dados, ou apropriação indébita por si ou por terceiro, de recursos ou bens -, que resulte em vantagens ou desvantagens para si ou para outrem;

 

xxviii)     Comprometer-se com um papel ativo na disseminação e respeito ao presente Código de Conduta, obrigando-se a reportar qualquer suspeita ou informação sobre possíveis atividades fraudulentas ou corruptas praticadas por qualquer parte interessada, no âmbito das suas relações com o Grupo, sob pena de ser considerado conivente e, portanto, sujeito às mesmas sanções;

 

xxix)         Não utilizar bens e serviços do Grupo para atender a seus interesses particulares, tampouco realizar negócios pessoais nas suas dependências.

 

3.2 - Normas específicas para o Conselho de Administração

 

É esperado do Conselho de Administração, além da observância das normas gerais previstas acima, o respeito às seguintes normas:

 

i)                   Ter em mente que o comprometimento da Alta Administração é imprescindível para a disseminação de uma cultura ética e que o exemplo é a melhor forma de obter, de todos os relacionados ao Grupo, aderência e respeito às normas internas e ao Programa de Conformidade (Compliance);

 

ii)                 Dar exemplo de aderência às disposições do Estatuto Social e das demais regras internas do Grupo e desse Código de Conduta, cabendo-lhe certificar-se, por todos os meios a seu alcance, que tais diretrizes sejam de seu pleno conhecimento e integralmente respeitadas;

 

iii)               Assegurar a aderência do Grupo a todas as leis e regulamentos pertinentes, inclusive trabalhistas e tributários, ressalvada a possibilidade de interpretações distintas das autoridades competentes, que deverão seguir os canais apropriados de defesa administrativa ou judicial, preferencialmente de forma preventiva;

 

iv)                À exceção dos eventuais Conselheiros Independentes ou Consultores, exercer suas funções em caráter pro bono – característica que deve estar explícita em qualquer relacionamento interno ou externo que mantiver no exercício de suas funções e em nome do Grupo, assegurado o reembolso de despesas tidas para o exercício das suas funções, nos limites determinados pela Política de Reembolso de Despesas;

 

v)                  Buscar reduzir as externalidades negativas das atividades do Grupo (impactos negativos à sociedade) e estimular e promover as positivas;

 

vi)                Assegurar que transações com Partes Relacionadas efetuadas no âmbito do Grupo sejam conduzidas com total transparência e equidade e que delas não resultem benefícios pessoais para o próprio Conselheiro, seus familiares ou pessoas de relacionamento íntimo pessoal;

 

vii)              Manter o Conselho de Administração informado sobre eventuais atividades político-partidárias que venha a desenvolver, cabendo-lhe demonstrar a inexistência de conflitos com as suas atividades no Grupo;

 

viii)            Informar ao próprio Conselho de Administração sobre quaisquer processos e/ou inquéritos administrativos ou judiciais de que faça parte e que, pelo desfecho possível, possam resultar em prejuízo de imagem do Grupo e infirmar a filosofia e práticas por ele recomendadas. O Conselho de Administração deverá levar o tema ao conhecimento dos Acionistas, os quais decidirão como proceder;

 

ix)                Zelar pela integridade das demonstrações financeiras e das informações divulgadas pelo Grupo para qualquer público de interesse, submetendo-as ao crivo de auditoria externa de renome e total independência antes de levá-las à apreciação da Assembleia Geral;

 

x)                  Fortalecer o ambiente de controles internos, inclusive sistemas contábeis, para que os objetivos do item acima sejam plenamente viabilizados;

 

xi)                Sempre exercer as suas funções objetivando o alcance dos interesses do Grupo;

 

xii)              Preparar-se para a participação nas reuniões do Conselho de Administração, analisando previamente a documentação pertinente, a fim de contribuir ativamente para as discussões e para a tomada das decisões, comprometendo-se a acatar e respeitar as decisões do Conselho de Administração e a auxiliar na sua implementação, ainda que tenha sido voto vencido;

 

xiii)            Manter sigilo sobre toda e qualquer informação do Grupo a que tiver acesso em razão do exercício do cargo, bem como exigir o mesmo tratamento sigiloso dos profissionais que lhe prestem assessoria, utilizando-a somente para o exercício de suas funções no Conselho de Administração;

 

xiv)            Declarar, previamente à deliberação, a existência de interesse particular ou conflitante com o do Grupo quanto à determinada matéria submetida à sua apreciação, abstendo-se de sua discussão e voto;

 

xv)              Abster-se de receber qualquer modalidade de vantagem ilícita, em razão do exercício do cargo;

 

xvi)            Não utilizar, em benefício próprio ou de outrem, as oportunidades comerciais de que tenha conhecimento em razão do exercício de seu cargo, que possam vir a acarretar prejuízo para o Grupo;

 

xvii)          Não contrair empréstimos com o Grupo;

 

xviii)        Não adquirir e revender com lucro, bem ou direito que sabe necessário ou de interesse do Grupo, nem omitir oportunidades comerciais de interesse do Grupo em benefício de terceiro;

 

xix)            Não participar do núcleo de controle de empresas concorrentes do Grupo, considerando estas as empresas que atuam na comercialização de insumos agropecuários.

 

3.3              - Normas específicas para a Diretoria e Gestores

 

É esperado da Diretoria e gestores, além da observância das normas gerais, o respeito às seguintes normas:

 

i)                   Ter em mente que o comprometimento da Alta Administração é imprescindível para a disseminação de uma cultura ética e que o exemplo é a melhor forma de obter, de todos os relacionados ao Grupo, aderência e respeito às normas internas e ao Programa de Conformidade (Compliance);

 

ii)                 Dar exemplo de aderência às disposições do Estatuto Social e das demais regras internas do Grupo e desse Código de Conduta, cabendo-lhe certificar-se, por todos os meios a seu alcance, que tais diretrizes sejam de pleno conhecimento da equipe e integralmente respeitadas;

 

iii)               Assegurar a aderência do Grupo a todas as leis e regulamentos pertinentes, inclusive trabalhistas e tributários, ressalvada a possibilidade de interpretações distintas das autoridades competentes, que deverão seguir os canais apropriados de defesa administrativa ou judicial, preferencialmente de forma preventiva;

 

iv)                Buscar reduzir as externalidades negativas das atividades do Grupo (impactos negativos à sociedade) e estimular e promover as positivas;

 

v)                  Informar ao Conselho de Administração sobre quaisquer processos e/ou inquéritos administrativos ou judiciais de que faça parte e que, pelo desfecho possível, possam resultar em prejuízo de imagem do Grupo e infirmar a filosofia e práticas por ele recomendadas. O Conselho de Administração deverá levar o tema ao conhecimento dos Acionistas, os quais decidirão como proceder;

 

vi)                Fortalecer o ambiente de controles internos, inclusive sistemas contábeis, para que os objetivos do item acima sejam plenamente viabilizados;

 

vii)              Sempre exercer as suas funções objetivando o alcance dos interesses do Grupo;

 

viii)            Manter sigilo sobre toda e qualquer informação do Grupo a que tiver acesso em razão do exercício do cargo, bem como exigir o mesmo tratamento sigiloso dos profissionais que lhe prestem assessoria, utilizando-a somente para o exercício de suas funções;

 

ix)                Abster-se de receber qualquer modalidade de vantagem ilícita, em razão do exercício do cargo;

 

x)                  Não utilizar, em benefício próprio ou de outrem, as oportunidades comerciais de que tenha conhecimento em razão do exercício de seu cargo, que possam vir a acarretar prejuízo para o Grupo;

 

xi)                Não contrair empréstimos com o Grupo;

 

xii)              Fazer prevalecer nas relações com e entre funcionários, sempre o clima de respeito mútuo e transparência, valorizando iniciativas solidárias e colaborativas;

 

xiii)            Divulgar à equipe, nas atividades diárias, atitudes consideradas bons exemplos e consentâneas com os princípios desse Código, valorizando a iniciativa, criatividade e inovação dos colaboradores;

 

xiv)            Primar pela melhoria da comunicação entre colaboradores, equipes, áreas e empresas do Grupo e pelo compartilhamento adequado de informações úteis e do conhecimento.

 

3.4              - Normas específicas para a Comissão de Conformidade (C.CON)

 

É esperado da Comissão de Conformidade (C.CON), além da observância das normas gerais, o respeito às seguintes normas:

 

i)                   Exercer suas funções em caráter pro bono – característica que deve estar explícita em qualquer relacionamento interno ou externo que mantiver no exercício de suas funções e em nome do Grupo -, assegurado o reembolso de despesas tidas para o exercício das suas funções, nos limites determinados pela Política de Reembolso de Despesas;

 

ii)                 Assegurar a todos igualdade de tratamento, agindo com independência e imparcialidade, buscando evitar a contaminação ou interferência de opiniões pessoais no processo decisório. O integrante da C.CON deve sempre comunicar ao Gestor de Conformidade caso, por qualquer motivo, não se sinta confortável em participar de determinado procedimento de apuração, sem a necessidade de declarar o motivo;

 

iii)               Garantir o absoluto sigilo das informações obtidas no exercício das suas funções, mantendo total discrição e zelando para que, em nenhuma hipótese, tais informações cheguem a conhecimento indevido de terceiros;

 

iv)                Dar exemplo de aderência às disposições do Estatuto Social e das demais regras internas do Grupo e desse Código de Conduta, cabendo-lhe manter a reputação ilibada, a fim de obter o natural respeito de todos;

 

v)                  Zelar pela duração razoável do procedimento de apuração de não conformidade;

 

vi)                Determinar a adoção de todas as medidas necessárias para a apuração da verdade real;

 

vii)              Em se tratando de infrações leves entre partes, buscar promover, a qualquer tempo, a auto composição;

 

viii)            Realizar a oitiva das partes envolvidas, garantindo que as dúvidas sejam interpretadas em favor dos denunciados;

 

ix)                Em nenhuma hipótese, proceder com dolo ou fraude;

 

x)                  Não recusar, omitir ou retardar, sem justo motivo, providência que esteja sob sua responsabilidade;

 

xi)                Informar ao Gestor de Conformidade (Compliance) sobre quaisquer processos e/ou inquéritos administrativos ou judiciais de que faça parte e que, pelo desfecho possível, possam resultar em prejuízo de imagem do Grupo e infirmar a filosofia e práticas por ele recomendadas. O tema deverá ser encaminhado ao Conselho de Administração, que deverá decidir sobre o afastamento do membro da C.CON, indicando seu substituto;

 

xii)              Sempre exercer as suas funções objetivando a propagação e respeito das normas legais e internas do Grupo;

 

xiii)            Manter sigilo sobre toda e qualquer informação do Grupo a que tiver acesso em razão do exercício do cargo, bem como exigir o mesmo tratamento sigiloso dos profissionais que venham a ser ouvidos em processos de apuração, utilizando as informações obtidas exclusivamente para o exercício de suas funções;

 

xiv)            Abster-se de receber qualquer modalidade de vantagem ilícita, em razão da participação na C.CON;

 

xv)              Não utilizar, em benefício próprio ou de outrem, com ou sem prejuízo para a empresa, das informações de que venha a tomar conhecimento em razão do exercício da função;

 

xvi)            Fazer prevalecer nas relações com e entre funcionários, sempre o clima de respeito mútuo e transparência, valorizando iniciativas solidárias e colaborativas;

 

xvii)          Divulgar à equipe, nas atividades diárias, atitudes consideradas bons exemplos, valorizando a iniciativa, criatividade e inovação dos colaboradores que sejam consentâneas com os princípios desse Código;

 

xviii)        Primar pela melhoria da comunicação entre colaboradores, equipes, áreas e empresas do Grupo e pelo compartilhamento adequado de informações úteis e do conhecimento;

 

xix)            Promover a divulgação, reciclagem e atualizações necessárias, para garantir o pleno conhecimento e aplicabilidade das disposições deste Código, sempre submetidos à aprovação do Conselho de Administração.

 

3.5              – Normas específicas para o relacionamento com Terceiros

 

Tanto administradores quanto funcionários do Grupo procurarão fazer com que terceiros que se relacionem a qualquer título com o Grupo, por exemplo, fornecedores de materiais ou serviços, conheçam e observem as disposições deste Código. Sem prejuízo, o relacionamento com quaisquer terceiros deverá obedecer rigorosamente às seguintes regras:

 

 

i)                   Deverá existir um documento escrito que regulamente o referido relacionamento;

 

ii)                 O acordo deve incluir uma descrição clara do objeto da contratação e da compensação ajustada;

 

iii)               A remuneração ao terceiro deve ser de acordo com o valor justo de mercado;

 

iv)                A remuneração ao terceiro deve, preferencialmente, ser realizada por meio passível de rastreamento;

 

v)                  Os contratos formalizados com terceiros devem conter cláusulas obrigando-os a:

 

a)      Cumprir com os padrões determinados neste Código de Conduta que sejam aplicáveis;

 

b)      Cumprir rigorosamente a legislação brasileira, especialmente as leis anticorrupção aplicáveis;

 

c)      Cumprir irrestritamente o dever de confidencialidade; e

 

d)      Não oferecer, ou prometer oferecer, realizar, conceder ou acordar realizar ou autorizar qualquer pagamento, hospitalidade ou entretenimento, ou qualquer bem de valor comercial, para obter ou reter algum negócio, direta ou indiretamente, à:

 

ü  Funcionário ou gestor do Grupo, com poder de decisão sobre a compra de produtos ou a contratação de serviços;

 

ü  Algum funcionário ou empregado, ou qualquer pessoa atuando em caráter oficial, ou não, em nome: do governo ou quaisquer departamentos ou agência governamental, organizações e instituições vinculadas ao poder público, organizações internacionais públicas, ou empresas de propriedade ou controladas pelo governo;

 

ü  Qualquer partido político, ou candidato a um posto de eleição popular;

 

ü  Qualquer terceiro a quem se saiba, ou deva saber, que parte do que fora oferecido, dado ou prometido, será direta ou indiretamente, usado em benefício de quaisquer das pessoas descritas anteriormente.

 

4. Do Programa de Conformidade (Compliance)

 

4.1  - Gestão do Código de Conduta

 

i)                   A gestão do Código de Conduta será exercida pela Comissão de Conformidade (C.CON) e pelo Conselho de Administração, competindo a ambos estimular a respectiva divulgação.

 

ii)                 Cabe à C.CON: (i) promover a atualização periódica do questionário de Compliance e realizar, quando necessário, reavaliações de risco; (ii) revisar frequentemente as Políticas internas e o Código de Conduta, submetendo as propostas de atualização à aprovação do Conselho de Administração; (ii) apurar denúncias e violações ao Código de Conduta, às demais normas e políticas do Grupo, ou à lei; e (iii) conduzir o procedimento disciplinar, denominado “Apuração de Não Conformidade” (ANC).

 

iii)               A C.CON não tem autoridade administrativa para aplicar penalidades, mas sua opinião será muito clara no sentido de declarar se houve ou não, em cada denúncia recebida e no âmbito do procedimento disciplinar, violação das normas do Grupo ou da lei, bem como de recomendar ao Conselho de Administração eventual aplicação de penalidade.

 

iv)                A apuração de denúncias será realizada pela C.CON, podendo, se necessário, nomear um Comitê de Apuração (COM.AP), sob a coordenação do Gestor de Conformidade, responsável pelo despacho dos procedimentos. Finalizada a apuração, o procedimento deverá ser relatado pelo Gestor de Conformidade e deliberado pela C.CON.

 

v)                  As deliberações deverão ser tomadas preferencialmente por consenso, dentre os membros da C.CON. Caso o consenso não seja obtido, as deliberações serão tomadas por maioria de votos, excluídos os votos de eventuais membros com interesses conflitantes com o da matéria em discussão, sendo que o membro conflitado deverá assim declarar-se antes da votação, podendo ser apontado o conflito por qualquer membro que dele tenha conhecimento. Em caso de empate, o Gestor de Conformidade terá o voto de qualidade.

 

vi)                Nenhum membro da C.CON poderá participar de deliberação que envolva parente até 2º grau, ou empresa da qual seja, direta ou indiretamente, sócio, administrador ou, ainda, empregado ou prestador de serviços.

 

vii)              A ata da deliberação tomada pela C.CON, acompanhada do relatório da Apuração de Não Conformidade (ANC), com recomendação da penalidade aplicável, será encaminhada à Presidência do Conselho de Administração do Grupo, para votação nos termos do seu Regimento.

 

viii)            Embora designada pelo Conselho de Administração, a C.CON deve manter total independência com relação ao primeiro, sem nenhuma forma de subordinação hierárquica, tendo em vista que o próprio Conselho de Administração está sujeito às normas do Código de Conduta.

 

4.2                          – Composição da Comissão de Conformidade

 

i)                    A C.CON será composta por no mínimo 3 (três) e no máximo 5 (cinco) membros, escolhidos pelo Conselho de Administração entre pessoas relacionadas ao Grupo, funcionários ou não, para um mandato de 3 (três) anos, com a possibilidade de 1 (uma) reeleição;

 

ii)                  Fica a critério do Conselho de Administração, excepcionalmente, prorrogar o segundo mandato de 1 (um) ou 2 (dois) membros, por 1 (um) ou 2 (dois) anos, dentro dos limites acima fixados;

 

iii)                O Conselho de Administração escolherá, no curso de um mandato, substitutos em caso de vacância na C.CON. Entre os casos de vacância, inserem-se: renúncia, impedimento definitivo ou ausências na metade das reuniões realizadas no período de 12 (doze) meses;

 

iv)                Quaisquer pessoas que tenham contra si Procedimento de Apuração de Não Conformidade em curso, com parecer de procedência, por parte da C.CON, ainda que pendente de decisão pelo Conselho de Administração, e/ou da aplicação de qualquer penalidade, não poderão integrar a C.CON;

 

v)                  Considerando o caráter pro bono das atividades do C.CON, a participação na Comissão é facultativa, podendo ser recusada pelo membro eleito pelo Conselho de Administração, de forma imotivada, caso no qual deverá ser indicado novo membro;

 

vi)                As reuniões da C.CON, ordinárias e extraordinárias, regularmente convocadas, somente se instalarão com a presença de, no mínimo, metade de seus membros. Caso esse quórum não seja alcançado, será convocada nova reunião.

 

4.3                          – Do Gestor de Conformidade

 

i)                    O C.CON contará com um Gestor de Conformidade, consultor de escolha do Conselho de Administração, contratado pelo Grupo, cuja função será organizar, monitorar, atualizar, orientar e supervisionar o Programa de Conformidade, bem como esclarecer dúvidas de interpretação das normas procedimentais da empresa e de legalidade das condutas, nos casos omissos;

 

ii)                  Caberá ao Gestor (a) fixar as datas das quatro reuniões ordinárias da C.CON do ano, bem como convocar por e-mail as reuniões extraordinárias; e, (b) indicar o Secretário da C.CON.

 

4.4                          – Do Procedimento de Apuração de Não Conformidade (ANC)

 

i)                    Havendo indícios de inobservância dos valores, descumprimento da legislação ou dos princípios e normas consagrados pelo Grupo, em especial do Estatuto Social, deste Código, e/ou das Políticas, a partir de fato notório, ou denúncia, tais fatos deverão ser informados ao Gestor de Conformidade, para instauração de procedimento de apuração de não conformidade. Esse procedimento disciplinar poderá resultar em aplicação de penalidade pelo Conselho de Administração ou, no caso de terceiros, na adoção das medidas legais ou contratuais cabíveis, inclusive para rescisão contratual e ressarcimento de prejuízos;

 

ii)                  Quaisquer denúncias, sejam orais ou escritas, por internet ou recebidas pela ouvidoria, deverão ser encaminhadas ao Gestor de Conformidade (Compliance), pelo endereço eletrônico compliance@casadoadubo.com.br;

 

iii)                Denúncias, anônimas ou não, só serão processadas pela C.CON se forem verificados elementos mínimos que possibilitem a continuidade do caso;

 

iv)                Poderá também a C.CON dar voluntariamente início a um processo, independentemente de qualquer denúncia, quando houver fato notório que, no seu entender, exija esclarecimentos;

 

v)                  Todas as denúncias serão processadas pela C.CON em absoluto sigilo, que deverá ser observado também por todos os envolvidos que de qualquer forma tomem conhecimento do caso, sendo que a divulgação da decisão do Conselho de Administração somente poderá ocorrer na hipótese de casos notórios e/ou em que os fatos apurados sejam, tornem-se ou estejam, de modo geral, disponíveis ao público. Em qualquer hipótese, qualquer divulgação deverá ser previamente autorizada pelo Conselho de Administração e realizada nos exatos limites da autorização;

 

vi)                Em face de denúncia, fato notório ou solicitação do Conselho de Administração, caberá ao Gestor de Conformidade avaliar a existência de informações mínimas que permitam o processamento do procedimento de apuração de não conformidade (ANC) e, em caso positivo, determinar a sua autuação. As denúncias recebidas e não processadas por falta de elementos mínimos serão relatadas ao Conselho de Administração, para ciência;

 

vii)              Na instauração do ANC deverá haver expressa indicação do fato considerado irregular e sua correspondente infringência aos dispositivos legais ou normas internas, assim como a existência ou não de ameaças à reputação do Grupo, eventuais consequências legais e as penalidades passíveis de aplicação pelo Conselho de Administração;

 

viii)            O denunciado será notificado por escrito e convidado a manifestar-se – de forma oral ou escrita - para apresentação de sua defesa, acompanhada dos documentos julgados necessários à respectiva instrução, no prazo de 10 (dez) dias contados do recebimento da notificação, podendo o relator do procedimento, por solicitação expressa do denunciado, conceder prazo adicional de até 30 (trinta) dias;

 

ix)                O C.CON deverá requerer a oitiva de testemunhas, ou o acesso aos documentos que julgar pertinentes para o esclarecimento dos fatos;

 

x)                  Incumbe ao relator tomar os depoimentos das partes envolvidas (sempre acompanhado de ao menos mais um membro do C.CON), examinar a documentação que estas lhe ofereçam, ouvir testemunhas, e, no prazo de até 90 (noventa) dias da denúncia, prorrogáveis pelo Gestor de Conformidade por mais 60 (sessenta) dias, reunir-se para elaborar o parecer opinativo a ser encaminhado ao Gestor de Conformidade;

 

xi)                As testemunhas ouvidas poderão, excepcionalmente, ter sua identidade preservada, caso haja risco devidamente fundamentado de retaliação por parte do denunciado (ex.: subordinação ou relacionamento profissional direto entre as partes);

 

ix)                Uma vez apurados os fatos de forma adequada, exaustiva e exauriente, o parecer opinativo do C.CON deverá ser registrado, inclusive apontando-se eventuais votos divergentes, e o procedimento deverá ser encaminhado ao Gestor de Conformidade (Compliance);

 

x)                  Se rejeitada a denúncia pelo C.CON, o Gestor de Conformidade deverá relatar o ocorrido e dar ciência ao Conselho de Administração do arquivamento do procedimento, o qual poderá referendá-lo, ou requerer o retorno do procedimento para esclarecimentos de fatos, caso no qual a apuração será coordenada pelo Gestor de Conformidade;

 

xi)                Se acolhida a denúncia pelo C.CON, o Gestor de Conformidade deverá encaminhar o relatório ao Conselho de Administração, que o apreciará na reunião imediatamente subsequente;

 

xii)              Será, em qualquer hipótese, dada ciência ao acusado do relatório da ANC, sendo admitida manifestação oral ou escrita sobre as provas colhidas durante a apuração e sobre a conclusão obtida. A manifestação escrita deverá ser apresentada em até 10 dias da ciência e a manifestação oral será realizada na reunião da C.CON que julgará a denúncia;

 

xii)              O prazo total para a finalização do procedimento, desde o recebimento da denúncia pela C.CON até o seu pronunciamento ao Conselho de Administração, não deverá ultrapassar 180 (cento e oitenta) dias;

 

xiii)            A qualquer momento durante o decurso de um procedimento disciplinar, a C.CON poderá recomendar ao Conselho de Administração a aplicação de medidas cautelares de caráter provisório, em face do denunciado, que sejam necessárias para assegurar o andamento do procedimento disciplinar, bem como para preservar a imagem e a reputação do Grupo;

 

xiv)             Rejeitada ou Acolhida a denúncia pelo plenário da C.CON, o procedimento será encaminhado à Presidência do Conselho de Administração, com a recomendação da penalidade ou arquivamento;

 

xv)               Uma vez julgado pelo Conselho de Administração, o processo só poderá ser reaberto em casos excepcionais, se forem apresentados comprovadamente fatos novos capazes de alterar o resultado; e a critério exclusivo e discricionário do Gestor de Conformidade;

 

xvi)             A decisão final deverá ser tomada pelo Conselho de Administração no prazo de até 90 (noventa) dias da recomendação da C.CON e deverá ser comunicada formalmente, por escrito, ao Gestor de Conformidade. Em caso de reforma da recomendação feita pela C.CON, a decisão do Conselho de Administração deverá ser devidamente fundamentada, acompanhada das razões que levaram a essa decisão, as quais serão arquivadas pela C.CON;

 

xvii)           Todos os prazos mencionados acima se referem a dias corridos;

 

4.5                          – Do Canal de Denúncias

 

i)                    O canal de denúncias do Grupo é aberto ao público em geral, disponível no sítio eletrônico/site: https://www.casadoadubo.com.br/c/denuncia;

ii)                  Para a realização da denúncia, basta seguir os passos disponibilizados no formulário eletrônico, o qual deve ser preenchido com o máximo de informações possíveis, a fim de permitir a abertura de procedimento de apuração;

iii)                NÃO HÁ A NECESSIDADE DE IDENTIFICAÇÃO DO DENUNCIANTE, PODENDO SER REALIZADA DE FORMA ANÔNIMA;

iv)                Ainda que o denunciante prefira identificar-se no formulário de denúncia a fim de colocar-se à disposição para mais informações e esclarecimentos, as informações transmitidas e a sua identidade serão absolutamente preservadas, e não constarão do ANC, salvo por AUTORIZAÇÃO EXPRESSA;

v)                  O Gestor de Conformidade, receptor direto dos formulários encaminhados via canal de denúncia, não está autorizado a divulgar a fonte da denúncia nem mesmo aos demais integrantes da Comissão de Conformidade, nem ao Conselho de Administração do Grupo, sem prévia autorização;

vi)                É condição essencial ao funcionamento do Programa a garantia de não retaliação, sendo certo que, ainda que autorizada a identificação da fonte da denúncia, a exposição dessa informação não será realizada, a critério do Gestor de Conformidade, caso identifique a possibilidade de risco de retaliação;

vii)              Caso a fonte da denúncia prefira encaminhar o formulário de denúncia de forma anônima, recomenda-se preenchê-lo de forma detalhada, dando o máximo de informações possíveis sobre o acontecimento, a fim de permitir que a apuração se dê sem o seu envolvimento;

viii)            O envio de formulário eletrônico de denúncia faz surgir número de controle, que poderá ser utilizado pelo interessado para consulta do andamento do ANC;

ix)                O canal de denúncias será amplamente divulgado, sendo dever dos colaboradores informar a sua existência aos clientes, fornecedores e terceiros relacionados ao Grupo;

x)                  A omissão na denúncia de infrações de que tenha conhecimento representa igualmente infração ao presente Código, podendo, conforme o caso, configurar participação na conduta infratora;

xi)                A auto denúncia, por sua vez, em tempo hábil para a remediação dos efeitos da conduta, em caso de primariedade de infração leve ou moderada, evita a aplicação de sanções administrativas, mas responderá o infrator pelo ressarcimento dos prejuízos causados, comprovadamente suportados pelo Grupo. A auto denúncia será tratada de forma sigilosa, sem envolvimento da área de atuação do infrator.

 

4.6                          - Prestação de contas

 

i)                    Semestralmente, o Gestor de Conformidade enviará ao Conselho de Administração um relatório simplificado das atividades da C.CON.

ii)                  Até o mês de março do ano subsequente, o Gestor de Conformidade enviará ao Conselho de Administração o relatório consolidado das atividades do C.CON durante o exercício, com indicação estatística de reuniões realizadas, denúncias recebidas, processadas ou arquivadas, procedimentos disciplinares instaurados, pedidos de esclarecimentos respondidos, iniciativas na área de divulgação do Código, revalidação da análise de risco, atualizações promovidas e/ou pendentes, etc.

 

4.7                          - Apoio logístico

 

i)                    O C.CON receberá o apoio necessário para seu funcionamento, com poderes para solicitar a oitiva de qualquer funcionário, gestor, diretor ou conselheiro do Grupo, inclusive quaisquer terceiros envolvidos ou pessoas interessadas, seja para o esclarecimento de dúvidas relacionadas às denúncias em curso ou para a obtenção de auxílio na atualização das normas internas do Grupo;

ii)                  O C.CON contará com a designação de espaço para as reuniões, guarda segura de atas, processos e documentos referentes às investigações e denúncias, entre outros;

iii)                O arquivo contendo as pastas físicas dos processos deverá ter acesso limitado, previsto em procedimentos que incluam o registro de quando foram consultados e por quem.

 

5. Adesão

 

Todos os funcionários, colaboradores, fornecedores e partes interessadas, gestores, diretores e conselheiros deverão manifestar, em documento próprio que lhes será entregue juntamente com exemplares atualizados do Código de Conduta, sua concordância com os termos do Código de Conduta e sua disposição para observá-lo.

 

Deverá, ainda, comprometer-se a manter-se atualizado de suas alterações, mediante acesso aos meios de comunicação institucional disponibilizados pelo Grupo, onde serão mantidos em suas últimas versões.

 

O alegado desconhecimento não será admitido como escusa para o não cumprimento das suas disposições.

 

 

6.  Penalidades

 

Assegurados os direitos da ampla defesa e do contraditório, através de regular processamento interno acima identificado, a depender da gravidade da eventual violação apurada, ficam instituídas as seguintes sanções:

 

1.      Advertência verbal;

2.      Advertência privada escrita, por carta;

3.      Suspensão para o exercício de atividades que impliquem em representação do Grupo, tais como: participar de comissões, congressos, eventos, ou representar o Grupo em atividades conjuntas ou relações contratuais com partes interessadas, etc;

4.      Suspensão das atividades, por até 30 dias;

5.      Se funcionário, demissão, inclusive por justa causa, se o caso;

6.      Se terceiro, suspensão de pagamentos, se aplicável;

7.      Rescisão contratual;

8.      Ressarcimento dos prejuízos ocasionados, devidamente comprovados;

9.      Se de elevada gravidade, adoção das medidas judiciais cabíveis na esfera cível e criminal.

 

A comunicação das penalidades seguirá os seguintes procedimentos:

 

i) será devidamente registrada em ata assinada pelo Conselho de Administração e arquivada na C.CON;

ii) se envolver funcionário, será transmitida pela Presidência do Conselho de Administração, ao Departamento de Recursos Humanos, para providências;

iii) se envolver terceiro com quem o Grupo mantenha relação contratual, será transmitida pela Presidência do Conselho de Administração ao Departamento, para providências.

 

 

7. Versão

 

A 1ª edição deste Código de Conduta (2018) foi desenvolvida a partir do questionário de Compliance e de uma avaliação de risco aberta à participação de todas as partes interessadas, organizadas pela Comissão de Conformidade então formada por: Estevan Covre Bento; Alan Alves Martins; Cristiano Cursino; Marcos Schneider; Clóvis Chiabai; Jackeline Garuzzi e Roberta Bortot Cesar, esta última na qualidade de Gestora de Conformidade, e submetido à aprovação do Conselho de Administração do Grupo, composto por Nicolau Emílio Covre; João Bosco Covre; Brunella Covre Bento; Marcos Attilio Pennacchi Novoa y Novoa; e Thiago Aranha Leite.